Reuniones no presenciales del máximo órgano social y de la junta directiva (Decreto 3098 de 2020)

• Author: Claudia Barrero
• Position: Socia de PPU experta en Fusiones y Adquisiciones y Mercado de Capitales

El pasado 13 de marzo de 2020, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 398 de 2020 (el “Decreto”) por medio del cual se reglamenta el desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas en el marco de la emergencia sanitaria decretada por el Ministerio de Salud y Protección Social el 12 de marzo de 2020 por causa del coronavirus COVID-19.

El Decreto modifica las reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas de accionistas o junta directiva en los siguientes términos:

· La expresión “todos los socios o miembros” del artículo 19 de la Ley 222 debe entenderse como aquellos socios que participen en la reunión no presencial, siempre que se cumpla con el quórum deliberatorio establecido en la ley o en los estatutos de la sociedad;

· El representante legal de la sociedad deberá dejar constancia sobre el cumplimiento del quórum en el acta y deberá verificar la identidad de todos los participantes virtuales;

· Las demás disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales;

· Las sociedades que para el 13 de marzo del 2020 ya hayan realizado su convocatoria, podrán hacer un alcance a la misma en donde se indiquen los mecanismos no presenciales que serán usados para realizar la reunión y la forma mediante la cual los accionistas pueden acceder a los mismos. Este alcance debe enviarse hasta un día antes del día programado para la reunión por los mismos medios que fueron utilizados para la convocatoria inicial;

· Las disposiciones del Decreto son aplicables a todas las empresas.

Por otra parte, la Superintendencia de Sociedades profirió la Circular Externa del 17 de marzo del 2020 por medio de la cual establece las siguientes instrucciones y recomendaciones para el desarrollo de las reuniones ordinarias:

· Se sugiere que las sociedades que aún no hayan enviado su convocatoria, realicen su reunión por medios no presenciales en los términos descritos en el artículo 19 de la Ley 222 y en el Decreto;

· Para aquellas sociedades que ya realizaron la convocatoria, se recomienda enviar un alcance en donde se establezca el medio y la forma en la que se realizará la reunión no presencial;

· En caso de realizar reuniones con participantes presenciales y no presenciales, es necesario que las sociedades adopten las medidas necesarias de protección y de autocuidado que han sido señaladas por el Ministerio de Salud y de Protección social;

· Cuando no sea posible realizar reuniones no presenciales o mixtas, o si el aforo de la reunión presencial (o mixta) esperado supere las restricciones señaladas por autoridades competentes, la sociedad podrá no realizar la reunión siempre que le advierte de esta situación a todos sus accionistas por los mismos medios a través de los cuales hizo la convocatoria.

· Se recomienda que los accionistas participen en las reuniones de asamblea a través de apoderados con el fin de disminuir el número de personas que asisten;

· Las disposiciones de reuniones no presenciales serán aplicables también a las reuniones de segunda convocatoria;

· Se recomienda que las sociedades habiliten canales electrónicos para que los accionistas ejerzan su derecho de inspección.

Por lo anterior, les sugerimos tener en cuenta las siguientes recomendaciones al momento de realizar sus reuniones no presenciales:

· Asegurarse que la convocatoria o su alcance incluya de manera clara cuáles son los medios que serán utilizados para realizar la reunión no presencial y cuál es la forma de acceso a los mismos;

· En caso que la forma de acceso a la reunión requiera de un instructivo extenso o de instrucciones detalladas, sugerimos que el mismo se comparta con los socios o miembros a través del correo electrónico registrado ante la sociedad o, incluso, se publique en su página web;

· Estudiar la posibilidad de utilizar medios alternativos para los accionistas o miembros para participar en la reunión. Por ejemplo, participar vía teleconferencia o por alguna plataforma electrónica (i.e. Skype; Teams; Zoom);

· Llamar a lista al inicio de la reunión, al momento de votar y el finalizar la reunión, con el fin de garantizar que se cumple con el quórum deliberatorio requerido;

· Solicitar, al momento de votar, que el accionista se identifique plenamente, esto es, diciendo su nombre completo y su número de documento de identidad;

· Incluir en la convocatoria un correo electrónico al cual los accionistas podrán enviar los poderes que otorguen cuando están siendo representados por apoderado.

Por último, les informamos que por medio de una Circular Externa del 17 de marzo de 2020 la Superintendencia de Sociedades modificó los plazos para la presentación de los estados financieros del 2019. Estos nuevos plazos van desde el 14 de abril hasta el 12 de mayo del 2020. Los plazos específicos puede consultarlos en el siguiente link:

https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/

normatividad_circulares/Circular_100-000003_de_17_de_marzo_de_2020.pdf

Esperamos que esta información sea de ayuda para ustedes. Quedamos atentos en caso que requieran información adicional o necesiten nuestro apoyo para implementar estas nuevas medidas en sus reuniones no presenciales.