Correo electrónico e Internet en el trabajo: ¿privado o público?

Páginas:9-10 y 13

LONDRES - En las oficinas actuales, esta frase puede dar la vuelta al mundo en un tiempo inferior al que requiere escribirla. El correo "convencional", es decir, las comunicaciones cuya velocidad dependía de los aviones, los barcos y los trenes que las transportaban, ha sido sustituido por el correo electrónico, capaz de recorrer el planeta en instantes, no en días ni semanas.

A los faxes les sucede algo similar: anticuados y lentos, han caído en gran medida en desuso.

Además, todos los empleados se encuentran "en línea", es decir, disponen de una conexión a Internet de velocidad relativamente alta en sus puestos de trabajo.

Bienvenidos a la oficina electrónica: es rápida, eficaz... y cuajada de posibles problemas. No cabe duda de que ha simplificado las comunicaciones, pero las repercusiones de esta transformación son tan amplias como la materia a la que nos referimos.

Las normas del correo electrónico.

La celeridad de los cambios ha dado lugar a que los empleadores, los representantes laborales e incluso los propios trabajadores deban esforzarse por determinar qué tipo de normas han de regir el modo de utilización de estas tecnologías en el trabajo. Por ejemplo, ¿resulta aceptable que un empleado navegue por la Red en su lugar de trabajo con fines no directamente relacionados con su actividad? ¿Existen diferencias entre la visita a un sitio web sobre salud y seguridad y la simple consulta de los últimos resultados deportivos?

¿En qué medida deben disponer los empleadores de medios que les permitan supervisar el uso dado por sus empleados al correo electrónico e Internet? Por ejemplo, ¿es admisible que un empleador rastree los mensajes de correo electrónico enviados por un determinado trabajador a su sindicato? ¿Cambia la situación si el seguimiento efectuado por el empleador se hace público en vez de mantenerse encubierto?

En los albores de Internet, un planteamiento basado en una cierta permisividad respecto a este tipo de cuestiones pudo ser suficiente. De hecho, algunos empleadores tomaron la iniciativa y animaron a los miembros de sus plantillas a familiarizarse con la tecnología, en la idea de que el personal que navegaba por la Red por pura diversión acabaría mejorando su formación y elevando su productividad. Otras compañías adoptaron un planteamiento informal, sencillamente porque no habían elaborado un plan de gestión coherente al respecto.

Pero es una opción por la que se apuesta cada vez menos. Por ejemplo, va quedando claro que, en ciertas circunstancias, las empresas pueden verse obligadas a rendir cuentas de los envíos de correo electrónico remitidos por sus empleados. Quizá el ejemplo más relevante de la utilización de este tipo de mensajes fue el proceso judicial iniciado en Estados Unidos contra Microsoft por prácticas monopolísticas, en el que el Departamento de Justicia hizo uso de los mensajes privados enviados por Bill Gates, presidente de la citada compañía, para sostener su demanda.

Otra preocupación para las empresas alude al hecho de que las direcciones de correo electrónico utilizadas en el trabajo suelen incluir el nombre de la sociedad, lo que puede hacer pensar que estos mensajes constituyen en algún sentido comunicaciones oficiales. Esta circunstancia se convirtió en un grave contratiempo para una entidad sueca cuando uno de sus empleados utilizó una dirección de correo electrónico de la empresa para enviar mensajes de apoyo a una organización de extrema derecha.

El correo electrónico representa además una vía de acceso para importantes virus informáticos a las redes corporativas internas. Se ha estimado que el virus Melissa ha generado por sí solo un coste de 80 millones de dólares para las empresas de Estados Unidos. El virus "iloveyou" recorrió el planeta en cuestión de horas, infectando los sistemas de numerosas compañías de mayor o menor tamaño.

Seguimiento del correo y del acceso a Internet.

Considerando todos los factores anteriores, no resulta sorprendente que se generalice por parte de los empleadores la adopción de políticas relativas a la utilización del correo electrónico e Internet, así como la supervisión del uso que los empleados dan a estas tecnologías. Los mejores datos acerca de esta tendencia proceden de Estados Unidos, donde la American Management Association (AMA) ha analizado esta cuestión en los últimos cuatro años. De acuerdo con la AMA, el porcentaje de grandes empresas de Estados Unidos que almacenan y revisan los mensajes de correo electrónico de sus empleados pasó del 27% en 1999, al 38% en 2000. En una fecha tan reciente como 1997, sólo el 15% de las compañías llevaban a cabo esta práctica.

Lo mismo ocurre en lo que se refiere a la utilización de Internet. Según la AMA, el porcentaje de empresas de Estados Unidos que supervisan el acceso de sus empleados a la Red es aún mayor que en el caso anterior, y se situaba en torno al 54% en 2000.

Junto con estas prácticas, se ha intensificado la adopción de medidas disciplinarias contra los empleados considerados infractores de las normas establecidas al respecto. Por ejemplo, el New York Times despidió a 23 miembros de su plantilla en noviembre de 1999 por enviar por correo electrónico chistes e imágenes pornográficas. Al verano siguiente, un banco internacional de inversiones prescindió de los servicios de 15 de sus empleados de Londres que, presuntamente, habían transmitido material ofensivo mediante el correo electrónico.

En cualquier caso, este tipo de acciones pueden resultar polémicas, sobre todo en el contexto general de las relaciones laborales en el lugar de trabajo. La compañía aérea Ansett despidió a una trabajadora de su plantilla a causa de lo que denominó una "utilización inaceptable de la tecnología". La empleada, delegada del Australian Services Union remitió por correo electrónico a sus compañeros un informe actualizado de las negociaciones sobre el convenio colectivo mantenidas por la empresa y el sindicato. El caso se remitió al Tribunal Federal de Australia, y este órgano falló a favor de la trabajadora en abril de 2000. De acuerdo con la sentencia del Tribunal, la compañía aérea había contravenido las disposiciones sobre libertad sindical recogidas en la Ley de relaciones en el lugar de trabajo de Australia.

Un nuevo problema en el lugar de trabajo.

Los sindicatos llevan varios años ocupándose de los problemas planteados por casos como los anteriores. Una de las primeras iniciativas fue la emprendida por la federación internacional de sindicatos (FIET, que ha pasado a formar parte de la Union Network International, UNI), que puso en marcha una campaña a favor de los derechos "en línea" de los trabajadores "en línea" a principios de 1998. UNI ha pasado a encargarse de la gestión de la campaña y a finales del año pasado coorganizó una conferencia internacional sobre los principales aspectos de esta cuestión en Bruselas.

En la campaña de la UNI se identifican varias cuestiones específicas, pero interrelacionadas. En primer lugar, se hace hincapié en la necesidad de abordar un problema de libertad sindical. La UNI argumenta que, en un mundo laboral con un componente electrónico cada vez más importante, las organizaciones de trabajadores deben disfrutar del derecho a acceder a los medios electrónicos de comunicación que les permitan ponerse en contacto con afiliados existentes y posibles y participar en el proceso normal de relaciones laborales.

La provisión de medios a los representantes de los trabajadores es una cuestión que la OIT abordó en 1971, tanto en el Convenio núm. 135, como en el Repertorio de recomendaciones correspondiente. En éste se alude al derecho de los sindicatos, por ejemplo, a publicar avisos y a distribuir boletines y otras publicaciones a los trabajadores. La UNI argumenta que estos derechos deben extenderse a las formas de comunicación electrónicas, en especial a medida de que nuevos métodos de actividad, como el teletrabajo, den lugar al aumento del número de personas que abandonan los lugares de trabajo centralizados de antaño. Una de las reivindicaciones de la campaña de la UNI a favor de los derechos en línea consiste en que los sindicatos, los comités de empresa y los trabajadores dispongan de acceso a los sistemas corporativos de correo electrónico con fines vinculados a las relaciones laborales. Una segunda reivindicación alude a la necesidad de que los empleados disfruten del derecho al libre acceso a los sitios web de los sindicatos, así como a otros sitios en la Red relacionados con sus derechos en el trabajo.

Estos planteamientos han sido recogidos por varias organizaciones sindicales en determinados países. En Sudáfrica, por ejemplo, la federación de sindicatos Cosatu adoptó en agosto de 1999 una declaración por la que la organización se comprometía expresamente "a poner en marcha una campaña encaminada a garantizar un acceso específico de cada delegado sindical a un ordenador, a Internet y a un servicio de correo electrónico en cada lugar de trabajo". Una exigencia similar se incluye en la Carta de derechos de los delegados sindicales en el lugar de trabajo (Charter of Workplace Union Delegates Rights) adoptada por el Australian Council of Trade Unions.

La UNI ha planteado una cuestión de mayor importancia al aludir a la medida en que la vigilancia y la supervisión electrónicas (mero "fisgoneo" para los críticos) representan una invasión inaceptable del derecho a la intimidad de las personas. La profesora Gillian Morris, experta en temas jurídicos, señaló en una reciente conferencia que, a pesar de que la defensa de los legítimos intereses de los empleadores puede exigir cierto grado de intervención, es necesario mantener una "zona de intimidad inviolable" para los empleados en la que los empleadores no deben entrometerse.

Encontrar una solución.

Actualmente, varios países intentan conciliar la resolución de estas cuestiones en el contexto de la legislación sobre protección de la intimidad. En los Países Bajos, la Cámara de Registro (órgano neerlandés encargado de la legislación en esta materia) publicó en enero una notificación oficial en la que se contempla el derecho de los empleadores a comprobar los mensajes de correo electrónico y la utilización de Internet de sus empleados, siempre que, con anterioridad, se hayan formulado y se hayan hecho públicas unas normas básicas inequívocas al respecto. El Ministerio de Trabajo alemán ha anunciado su intención de llevar a cabo una "ley de protección de datos de empleados". En el Reino Unido, el borrador de un Código de Práctica elaborado por el Secretario de Información ha sido objeto de la crítica de los empleadores, que se quejan de su rigor.

Las cuestiones del acceso a medios electrónicos y de las actividades de seguimiento basadas en éstos se abordan asimismo en el contexto de las relaciones laborales convencionales. Varios sindicatos, entre los que figuran GPA, de Austria; FNV, de los Países Bajos; y MSF, del Reino Unido, han elaborado modelos de convenio en los que se regula el uso del correo electrónico e Internet. En el modelo de FNV, por ejemplo, se propone que los empleados tengan derecho a utilizar el correo electrónico e Internet con fines no comerciales, "siempre que este acceso no entorpezca sus compromisos de trabajo ordinarios" (no obstante, se excluye de forma específica el derecho a visitar deliberadamente sitios web pornográficos o de contenido racista). En Francia, el sindicato multimedia Betor-Pub CFDT ha negociado un acuerdo formal con la Société OLSY, en el que se reconoce el derecho de los sindicatos a utilizar los medios electrónicos de comunicación internos para mantenerse en contacto con sus afiliados.

En un reciente informe de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) de Francia, se sugiere que la adopción de un planteamiento basado en el sentido común podría contribuir a establecer políticas de utilización del correo electrónico e Internet justas y eficaces en las empresas *. La CNIL propone un enfoque relativamente flexible respecto al uso de estos medios electrónicos por los empleados, por ejemplo, permitiendo el acceso privado dentro de unos límites razonables y siempre que no impida el uso laboral ordinario de estos canales de comunicación. Se argumenta que la prohibición total del correo electrónico privado constituiría una medida poco realista.

La CNIL señala que las empresas deben formular políticas de seguridad y supervisión inequívocas y detalladas y divulgar éstas a los empleados. Normalmente, el análisis de la utilización de Internet por determinados trabajadores no debe efectuarse, salvo que se den "circunstancias excepcionales". La CNIL añade que los empleadores podrían prohibir legítimamente las visitas a cierto tipo de sitios web, como los pornográficos o aquéllos en los que se niega el holocausto.

A pesar de estos avances, en los próximos años pueden plantearse dificultades aún mayores para el establecimiento de buenas prácticas en este campo de las relaciones laborales y el derecho del trabajo. La tecnología evoluciona: cada vez más, los empleados podrán enviar mensajes de correo electrónico y explorar sitios de Internet fuera de sus despachos mediante el uso de teléfonos móviles y, al mismo tiempo, estos dispositivos permitirán a sus empleadores conocer con precisión su ubicación geográfica en cada momento. Por otra parte, se desarrollan nuevas formas de trabajo en las que la antigua delimitación entre actividad profesional y vida personal se difumina cada vez más. Parece probable que, en los próximos años, cobrará aún mayor importancia la adopción de procedimientos equitativos y razonables que rijan la utilización de las formas electrónicas de comunicación por parte de los trabajadores.

Andrew Bibby es un periodista especializado en nuevas formas de comunicación en línea.

* * * * *

* El informe puede consultarse en www.cnil.fr/thematic/docs/entrep/cybersurveillance.pdf.

Creada por RP. Aprobada por KMK. Última actualización: 17 de diciembre de 2001.